close

6 крупнейших украинских компаний, которые перешли на электронный документооборот в 2017 году

Недалек тот день, когда бумажные документы, акты и договоры станут архаикой. Крупнейшие компании Украины все чаще отказываются от бумажных бизнес-процессов в пользу электронных. Только с помощью онлайн-сервиса электронного документооборота “Вчасно” обмениваются документами более 10 тысяч предприятий.  Электронные документы снижают коррупционные риски, существенно экономят рабочее время и деньги, которые раньше тратились на распечатывание, подписание и отправку документов, повышают эффективность и безопасность бизнес-процессов, помогают экономить бумагу — а значит, сберечь леса.  

Delo.ua узнал у известных украинских компаний, каково это — жизнь без бумажных актов и договоров.

Укрпошта: ускоряем процессы

Меньше всего мы ожидаем инновационных  решений от государственных организаций, да еще и такого масштаба, как “Укрпошта”. Тем не менее, госпредприятие всерьез настроено в скором времени отказаться от физических документов.  «Это снизит нагрузку на сотрудников, поможет сэкономить затраты на расходники, упростит сотрудничество с контрагентами», — говорит и.о. гендиректора компании Игорь Смелянский.

“ЛЕТТЕР ПАК” — первая компания, с которой  «Укрпошта» наладила электронный документооборот. По словам директора “ЛЕТТЕР ПАК”   Виктории Попковой, обмен электронной документацией ускорил все процессы в компании: ничего не нужно печатать, физически подписывать, ставить печати, не нужно организовать архивное хранение бумаг. Как оказалось, для обмена документами с помощью облачного сервиса “Вчасно” не нужно устанавливать программы и обучать персонал. Достаточно иметь под рукой компьютер или смартфон с выходом в интернет.

Укрзалізниця: боремся с коррупцией

Региональный филиал «Південно-Західна Залізниця» начал обмениваться с поставщиками электронными документами  в сентябре. Сейчас в онлайн переведен уже целый участок работы с документами «Письма-заявки на отгрузку материалов, оборудования и запчастей». «Филиал решил перейти на электронный документооборот, прежде всего, чтобы убрать коррупционную составляющую в вопросах обмена заявками на поставку товарно-материальных ценностей. Также, чтобы обеспечить своевременные поставки продукции, а в случае необходимости привлечь к ответственности ненадежных поставщиков», — отметил Павел Ткачук, и.о. начальника службы материально-технического обеспечения регионального филиала «Південно-Західна Залізниця».

Если эксперимент окажется успешным, такая практика может распространиться и на другие филиалы.

Delivery Group: сохраняем леса и оптимизируем бизнес-процессы

За несколько месяцев автотранспортной компании «Деливери» удалось снизить «потребление» бумаги в 3,5 раза, а значит – сохранить несколько десятков деревьев.  И это только одно из множества преимуществ внедрения электронного документооборота. Следующее — реальная оптимизация бизнеса. «Вся электронная документация хранится «в облаке», поэтому к ней можно получить доступ из любого подключенного к интернету устройства. Риски потери или изъятия документов полностью исключены. Даже при кибератаках находящиеся в облачном архиве документы не пострадают.», — объясняет генеральный директор «Деливери» Елена Лакатош.

По словам  Елены, переход на электронный документооборот в Украине – это не столько путь передовых компаний, скорее – осведомленных и информационно подкованных. Для того, чтобы цифровые бизнес-процессы стали массовыми и не вызывали страха, необходимо провести колоссальную просветительскую работу и сокрушить стереотип о бумажном документообороте как о единственно возможной и надежной форме обмена первичными документами. Первое, на что нужно обратить особое внимание, – это юридическая законность электронного документооборота. Представители Государственной Налоговой Службы подтверждают абсолютную законность электронного документооборота и даже говорят о возможности налоговых проверок в электронном виде.

Сходу не все клиенты «Деливери» положительно оценили нововведения: около 30% все также предпочитают вести бумажный обмен документами – и компания идет им навстречу. Из оставшихся 70% часть используют онлайн-сервис «Вчасно», часть – другую программу электронного документооборота.

Portmone: считаем деньги

Главный бухгалтер электронной платежной системы Portmone Елена Шустова уже  второй год приучает контрагентов использовать документы, заверенные ЭЦП (электронно-цифровая подпись — ред.) вместо бумажных  с физическими подписями и печатями. Елена утверждает, что полному переходу компаний на электронный документооборот помогает не только появление удобных сервисов, а и существенный рост тарифов на почтовые услуги: “С учетом печати, бумаги и рабочего времени отправка одного документа нам обходится в 10 грн. На больших объемах это десятки тысяч гривен каждый месяц. А при использовании сервиса электронного документооборота я плачу 1300 грн за всё, и это значительно дешевле”.

Елена говорит, что благодаря современным облачным сервисам еще никогда не было так просто начать: “Любой человек, имеющий ЭЦП и допуск к определенному документу, может зайти и совершить нужные действия. На подписание документа уходит секунд 30: контрагент получает уведомление, входит и оставляет электронную подпись”.

Некоторые клиенты Портмоне, которые уже подписывают всё онлайн, просят прислать им распечатанные копии — говорят, так спокойнее. Другие же полностью перешли на электронный документообмен — и всем довольны.

OLX: экономим время

Один из лидеров рынка электронной коммерции Украины, крупнейший онлайн-сервис объявлений OLX, перевел клиентов на электронный обмен документами летом. В переходе на цифровые бизнес-процессы в OLX задумывались давно. Принять окончательное решение помогло государство, которое либерализировало использование электронных документов, а также появление простых в использовании сервисов электронного документооборота. «Наша цель — эффективное использование времени друг друга и клиентов. Мы сделали первый шаг на пути к оцифровке бизнес-процессов и будем одними из тех компаний, которые задают тренд в данном направлении и привлекают к этому своих партнеров”, — говорит Наталья Якименко, руководитель финансового департамента OLX.

Переход на электронный документооборот занял всего 2 недели. Уже в первый месяц работы компания уже сэкономила 66 рабочих часов, а также деньги, которые тратились на почтовые услуги и печать документов.

Zakupki.Prom.ua: снижаем нагрузку на персонал

Онлайн-сервис для государственных и бизнес-закупок Zakupki.Prom.ua уже перевел больше 6 тысяч своих контрагентов на электронный документооборот. И эти усилия окупились моментально. Поскольку ежемесячный документооборот  компании более 20 тысяч бумаг, переход на онлайн-систему обмена документами позволил  сэкономить примерно 200 тысяч гривен в месяц только на почтовых расходах.

Вторым бонусом стало значительное снижение нагрузки на персонал. Третьим – тишина и спокойствие в финансовом отделе: полностью исчезли случаи потери документов; клиенты не жалуются на длительные сроки доставки бумаг; процессы согласования теперь проходят онлайн, в комментариях к электронному документу. Загрузка 1000 документов за отчетную неделю теперь – дело нескольких минут, а не дней, как это было раньше.

Источник: Delo.ua