close

AIN: Как бумажные документы сменяются электронными. Опыт проекта «Вчасно»

Сервис обмена документами онлайн «Вчасно» был запущен 14 марта 2017 года компанией EVO. За год работы из внутреннего проекта под нужды материнской компании «Вчасно» превратился в самостоятельный бизнес-проект. И с момента официального запуска, когда в сервисе было всего 2000 зарегистрированных компаний, вырос до 28 000. Ежеквартально рост этого показателя составлял 35-60%. Сегодня среди крупных клиентов: OLX, Delivery, Work.ua, «Нова пошта» и другие.

Рынок, которого нет

Когда запускался сервис, на рынке мало кто знал что-то об электронном документообороте (ЭДО), но фундамент для ЭДО все же был. Его подготовила программа для создания и подачи отчетности и обмена электронными документами M.E.Doc, с которой уже некоторое время работали бухгалтеры многих компаний. Хороший вклад сделала и налоговая служба. Их требование подавать отчетность в электронной форме сформировало привычку работать с электронными документами, используя электронную цифровую подпись (ЭЦП).

И хотя электронный обмен документами уже существовал как явление, широкого распространения не было. В большинстве компаний Украины документооборот – это бумаги, мокрые печати, подписи от руки, конверты, почта и курьеры. При этом во многих странах сервисы ЭДО работают уже давно — более того, они объединены в экосистему, которая позволяет пользователям разных сервисов обмениваться документами.

Основными предпосылками роста рынка электронного документооборота являются:

  1. Внутренняя потребность бизнеса в более эффективных процессах, экономия времени и денег, которые тратились на обмен бумажными документами.
  2. Поддержка налоговой, в частности их стремление все проверки бизнеса проводить онлайн.
  3. Наличие электронной цифровой подписи у всех субъектов хозяйственной деятельности.

Вместе с тем, специалисты «Вчасно» часто сталкиваются с теми, кто не принимает электронный документооборот. В большинстве случаев все сводится к трем причинам:

  • Люди не понимают, зачем им это нужно и что поменяет ЭДО в их жизни.
  • Есть те, кто боится новшеств и технологий, они уверены, что документы в электронном виде – это небезопасно: они могут исчезнуть, к ним может получить доступ посторонний человек и прочее.
  • В случае проверки будут нужны именно распечатанные документы с подписями и печатями.

Как появился «Вчасно»

Сервис «Вчасно» стал ответом на потребность торговой площадки Zakupki.Prom.ua (входит в компанию EVO) сделать процесс документооборота более быстрым и эффективным. В компании увидели проблему и решили создать продукт для ее решения — с планами в дальнейшем сделать его самостоятельным проектом. Преимущество было в том, что на «своих» можно хорошо изучить потребности, сравнить эффективность и настроить все, чтобы сервис мог запуститься с хорошим бекграундом.

Zakupki.Prom.ua первыми тестировали сервис на себе и своих контрагентах еще до момента официального запуска, когда у «Вчасно» был не очень широкий набор функций. По сути, первые 2000 компаний, которые зарегистрировались в сервисе еще до официального старта, были контрагентами «Закупок».

 

На момент запуска «Вчасно» команда состояла из восьми человек: биздев, 4 разработчика, 2 продакт-менеджера и специалист по поддержке. Сейчас коллектив вдвое больше. Рост команды был постепенным и осуществлялся параллельно с ростом проекта. В большей степени присоединялись технические специалисты и непосредственно те, кто коммуницирует с пользователями и клиентами.

Первый рывок

В июне 2017 года случилась хакерская атака через обновление программы M.E.Doc. После чего лояльность предпринимателей пошатнулась не только к этому продукту, который на рынке уже многие знали и использовали, но и к другим участникам рынка электронного документооборота. Даже к тем сервисам, которые не являются терминальными. А все потому, что многие не понимали разницы между терминальными и облачными продуктами, а также преимуществ последних.

Терминальные решения вроде M.E.Doc. требуют установки ПО на компьютер и постоянного обновления, которые тоже нужно скачивать и устанавливать. Облачные сервисы, такие как «Вчасно», размещаются на облачных серверах и работают через браузер, то есть установки на ПК не требуют. У них отсутствуют любые требования к устройствам, их мощности и конфигурации. Для использования приложения достаточно просто зайти на сайт. Обновление облачных продуктов происходит автоматически, и последняя версия сразу становится доступной всем пользователям.

С другой стороны, облачные решения в конечном итоге выиграли от этой ситуации, поскольку хакерская атака дала понимание, что есть аналоги – проще, дешевле, и безопаснее, в отличии от программы, которую надо устанавливать на ПК и постоянно обновлять.

«Вчасно» конкурирует с другими ЭДО-решениями, прежде всего, за счет своей новизны и гибкости — он находится на этапе развития и взросления, а следовательно легко подстраивается под потребности как точечных пользователей, так и самих клиентов. Один из примеров – специальный функционал, который команда сделала по запросу одного из больших клиентов – компании «Деливери».

«Перед командой «Вчасно» мы ставили несколько задач по расширению функционала, необходимого для сокращения времени работы с большим количеством документов и для удобства клиентов «Деливери». К примеру, была настроена выгрузка данных из 1С «Деливери» во «Вчасно», что упразднило механическую работу по переносу информации. Разработан вид типового документа с точным соответствием запросам заказчика и действующим требованиям законодательства. Появилась возможность менять ФИО и должность подписанта для документов по запросу клиента (актуально в случаях, когда меняется должность или персона подписанта), – рассказывает Лилия Кришталь-Миндорина, главный бухгалтер группы компаний Delivery Group.

Быть в плюсе

В EVO рассчитывают, что «Вчасно» окупится уже к концу 2018 года. С момента запуска и до сентября 2017 года действовала сетка тарифов: 1,60 грн, 1,44 грн и 1,32 грн в зависимости от количества документов. С сентября 2017-го установлен единый тариф – 0,90 грн/док, который действует и сейчас.

Число новых клиентов «Вчасно» растет — темпы прироста по кварталам в среднем за год составляют 180%. Это отображает реалии: рынок узнает о новых возможностях, которые предоставляет ЭДО, и пробует, насколько это легко и выгодно.

Глобальная цель проекта – избавить от бумаги весь украинский бизнес. И выйти на уровень прибыльности, охватив своими услугами максимальное количество компаний на существующем рынке.

Источник: AIN