close

6 крупнейших украинских компаний, которые перешли на электронный документооборот в 2017 году

Вибачте цей текст доступний тільки в “російська”. For the sake of viewer convenience, the content is shown below in the alternative language. You may click the link to switch the active language.

Недалек тот день, когда бумажные документы, акты и договоры станут архаикой. Крупнейшие компании Украины все чаще отказываются от бумажных бизнес-процессов в пользу электронных. Только с помощью онлайн-сервиса электронного документооборота “Вчасно” обмениваются документами более 10 тысяч предприятий.  Электронные документы снижают коррупционные риски, существенно экономят рабочее время и деньги, которые раньше тратились на распечатывание, подписание и отправку документов, повышают эффективность и безопасность бизнес-процессов, помогают экономить бумагу – а значит, сберечь леса.  

Delo.ua узнал у известных украинских компаний, каково это – жизнь без бумажных актов и договоров.

Укрпошта: ускоряем процессы

Меньше всего мы ожидаем инновационных  решений от государственных организаций, да еще и такого масштаба, как “Укрпошта”. Тем не менее, госпредприятие всерьез настроено в скором времени отказаться от физических документов.  «Это снизит нагрузку на сотрудников, поможет сэкономить затраты на расходники, упростит сотрудничество с контрагентами», — говорит и.о. гендиректора компании Игорь Смелянский.

“ЛЕТТЕР ПАК” — первая компания, с которой  «Укрпошта» наладила электронный документооборот. По словам директора “ЛЕТТЕР ПАК”   Виктории Попковой, обмен электронной документацией ускорил все процессы в компании: ничего не нужно печатать, физически подписывать, ставить печати, не нужно организовать архивное хранение бумаг. Как оказалось, для обмена документами с помощью облачного сервиса “Вчасно” не нужно устанавливать программы и обучать персонал. Достаточно иметь под рукой компьютер или смартфон с выходом в интернет.

Укрзалізниця: боремся с коррупцией

Региональный филиал “Південно-Західна Залізниця” начал обмениваться с поставщиками электронными документами  в сентябре. Сейчас в онлайн переведен уже целый участок работы с документами “Письма-заявки на отгрузку материалов, оборудования и запчастей”. “Филиал решил перейти на электронный документооборот, прежде всего, чтобы убрать коррупционную составляющую в вопросах обмена заявками на поставку товарно-материальных ценностей. Также, чтобы обеспечить своевременные поставки продукции, а в случае необходимости привлечь к ответственности ненадежных поставщиков», – отметил Павел Ткачук, и.о. начальника службы материально-технического обеспечения регионального филиала “Південно-Західна Залізниця”.

Если эксперимент окажется успешным, такая практика может распространиться и на другие филиалы.

Delivery Group: сохраняем леса и оптимизируем бизнес-процессы

За несколько месяцев автотранспортной компании «Деливери» удалось снизить «потребление» бумаги в 3,5 раза, а значит – сохранить несколько десятков деревьев.  И это только одно из множества преимуществ внедрения электронного документооборота. Следующее — реальная оптимизация бизнеса. «Вся электронная документация хранится «в облаке», поэтому к ней можно получить доступ из любого подключенного к интернету устройства. Риски потери или изъятия документов полностью исключены. Даже при кибератаках находящиеся в облачном архиве документы не пострадают.», – объясняет генеральный директор «Деливери» Елена Лакатош.

По словам  Елены, переход на электронный документооборот в Украине – это не столько путь передовых компаний, скорее – осведомленных и информационно подкованных. Для того, чтобы цифровые бизнес-процессы стали массовыми и не вызывали страха, необходимо провести колоссальную просветительскую работу и сокрушить стереотип о бумажном документообороте как о единственно возможной и надежной форме обмена первичными документами. Первое, на что нужно обратить особое внимание, – это юридическая законность электронного документооборота. Представители Государственной Налоговой Службы подтверждают абсолютную законность электронного документооборота и даже говорят о возможности налоговых проверок в электронном виде.

Сходу не все клиенты «Деливери» положительно оценили нововведения: около 30% все также предпочитают вести бумажный обмен документами – и компания идет им навстречу. Из оставшихся 70% часть используют онлайн-сервис «Вчасно», часть – другую программу электронного документооборота.

Portmone: считаем деньги

Главный бухгалтер электронной платежной системы Portmone Елена Шустова уже  второй год приучает контрагентов использовать документы, заверенные ЭЦП (электронно-цифровая подпись – ред.) вместо бумажных  с физическими подписями и печатями. Елена утверждает, что полному переходу компаний на электронный документооборот помогает не только появление удобных сервисов, а и существенный рост тарифов на почтовые услуги: “С учетом печати, бумаги и рабочего времени отправка одного документа нам обходится в 10 грн. На больших объемах это десятки тысяч гривен каждый месяц. А при использовании сервиса электронного документооборота я плачу 1300 грн за всё, и это значительно дешевле”.

Елена говорит, что благодаря современным облачным сервисам еще никогда не было так просто начать: “Любой человек, имеющий ЭЦП и допуск к определенному документу, может зайти и совершить нужные действия. На подписание документа уходит секунд 30: контрагент получает уведомление, входит и оставляет электронную подпись”.

Некоторые клиенты Портмоне, которые уже подписывают всё онлайн, просят прислать им распечатанные копии — говорят, так спокойнее. Другие же полностью перешли на электронный документообмен — и всем довольны.

OLX: экономим время

Один из лидеров рынка электронной коммерции Украины, крупнейший онлайн-сервис объявлений OLX, перевел клиентов на электронный обмен документами летом. В переходе на цифровые бизнес-процессы в OLX задумывались давно. Принять окончательное решение помогло государство, которое либерализировало использование электронных документов, а также появление простых в использовании сервисов электронного документооборота. “Наша цель – эффективное использование времени друг друга и клиентов. Мы сделали первый шаг на пути к оцифровке бизнес-процессов и будем одними из тех компаний, которые задают тренд в данном направлении и привлекают к этому своих партнеров”, – говорит Наталья Якименко, руководитель финансового департамента OLX.

Переход на электронный документооборот занял всего 2 недели. Уже в первый месяц работы компания уже сэкономила 66 рабочих часов, а также деньги, которые тратились на почтовые услуги и печать документов.

Zakupki.Prom.ua: снижаем нагрузку на персонал

Онлайн-сервис для государственных и бизнес-закупок Zakupki.Prom.ua уже перевел больше 6 тысяч своих контрагентов на электронный документооборот. И эти усилия окупились моментально. Поскольку ежемесячный документооборот  компании более 20 тысяч бумаг, переход на онлайн-систему обмена документами позволил  сэкономить примерно 200 тысяч гривен в месяц только на почтовых расходах.

Вторым бонусом стало значительное снижение нагрузки на персонал. Третьим – тишина и спокойствие в финансовом отделе: полностью исчезли случаи потери документов; клиенты не жалуются на длительные сроки доставки бумаг; процессы согласования теперь проходят онлайн, в комментариях к электронному документу. Загрузка 1000 документов за отчетную неделю теперь – дело нескольких минут, а не дней, как это было раньше.

Источник: Delo.ua