close

Оксана Ферчук: 7 причин избавиться от бумажных документов до конца года

Извините, этот техт доступен только в “украинский”. For the sake of viewer convenience, the content is shown below in the alternative language. You may click the link to switch the active language.

Горы бумаг, тонны архивов, тысячи договоров — реальность практически каждой компании. Однако многие предприниматели меняют эту реальность, избавляясь от бумаги и переходя на электронный документооборот. Если вы до сих пор распечатываете и вручную ставите печати на документах, самое время перевести все в онлайн, и вот почему.

Причина 1. Это повысит эффективность бизнеса

Цифровые бизнес-процессы — мечта любого руководителя. Почему? “Аналоговый” процесс печати документов, подписание, упаковка в конверты, как это ни смешно — наклеивание марок, отправка почтой — реалии 99% наших бизнесов. Зачем тратить на это время, деньги и человеческие ресурсы, если любые первичные документы украинского предприятия могут быть подписаны с помощью ЭЦП (электронно-цифровой подписи) и отосланы вашим партнерам в течение минуты?

Зачем заставлять клиента ждать подписания договора неделю, если это можно сделать за несколько минут? И начать предоставлять услуги или отгрузить товар моментально! И тут же получить оплату.

Вместо рутины с бумагами, ваши сотрудники смогут заняться задачами, действительно создающими добавленную ценность для клиента.

Экономия административных затрат при переходе на электронный документообмен составляет в среднем 70%

Причина 2. Это уменьшит ваши затраты

Переход на электронные документы означает, что бизнес больше не закупает бумагу для печати первичных документов, не тратит деньги на оплату почтовых услуг, продлевает срок жизни офисной техники, освобождает своих сотрудников от механической нудной работы для более интеллектуальных задач. Нет необходимости содержать и обслуживать “бумажный” архив. Экономия административных затрат при переходе на электронный документообмен составляет в среднем 70%. Эти деньги лучше направить на развитие бизнеса. Возможно, ваши конкуренты уже делают это.

Причина 3. Клиенты ждут от вас удобных, цифровых решений

Современные клиенты отдают предпочтение сервисам и продуктам, которыми удобно пользоваться. Они уже готовы к использованию цифровых облачных сервисов в бизнесе и в повседневной жизни. Их научили облачные CRM-системы, почтовые сервисы, облачные дата-центры — вы можете продолжить сами. Каждое предприятие в Украине использует ЭЦП. А до конца года, возможно, индивидуальную ЭЦП получит и каждый мобильный клиент, а значит каждый платежеспособный украинец. Не упустите этот тренд.

Причина 4. Теперь это просто

Сервис электронного обмена документами — не новость, эта технология работает уже второй десяток лет, законодательная база для его работы в Украине существует с 2003 года. Почему интерес к электронному обмену документами “взорвался” именно сейчас?

Причин много: массовое распространение цифровых технологий, повсеместный доступ к интернету, повышение конкуренции. Однако самое важное — появились недорогие и удобные SaaS (software as a service) сервисы, которые стоят дешево и внедряются на предприятии быстро. Те самые подрывные инновации. А раз сервис становится простым и доступным — он становится массовым, им может пользоваться и крупный бизнес, и частный предприниматель. Каждому бизнесу это будет по карману, любой бизнес сможет выбрать решение, которое соответствует уровню развития его ІТ-инфраструктуры.

Причина 5. Это надежно

Сохранность электронных документов выше, чем у “бумажных”. Электронные документы распределенно хранятся “в облаке”, их невозможно “изъять” или потерять. Но к ним можно получить доступ в любой момент с любого компьютера, подключенного к сети Интернет.

Достоверность электронных документов на порядок выше бумажных версий. Обрабатывая тысячи документов в месяц, ваш бухгалтер вряд ли сверяет каждую подпись и заказывает экспертизу подписи партнера для каждого документа. А при электронном подписании сервис однозначно идентифицирует лицо, подписавшее документ, и проверяет, принадлежит ли ЭЦП подписанта предприятию, с которым вы подписываете документ. А еще проверяет валидность ЭЦП онлайн и ставит точную метку времени подписания документа.

Причина 6. Это законно

Электронный документ, подписанный в соответствии с требованиями законодательства, имеет такую же значимость, что и бумажный документ.

Вся первичная документация может вестись и храниться как в бумажной, так и в электронной форме. Об этом говорится в законе Украины “Про електронні документи та електронний документообіг” и в законе “Про електронний цифровий підпис”.

За последние несколько лет ГФСУ (Государственная Фискальная Служба Украины) существенно помогла продвижению электронных документов в украинский бизнес. Обязав предприятия подавать отчетность в электронной форме, ГФСУ научила украинских бухгалтеров не бояться электронных документов и пользоваться ЭЦП. Все что нам нужно — это сделать следующий шаг и перевести в электронную форму все первичные документы.

Причина 7. Электронные документы — это прозрачность и снижение коррупции

Электронные документы, порядок обмена и хранения в электронном виде — это четкая ответственность каждого сотрудника за свои действия. Ведь “цифра” позволяет фиксировать все события. Когда и кем документ был создан, когда подписан, кому отправлен, какие корректировки или комментарии к документу возникали в процессе. Вы будете владеть полной информацией и управлять процессом. Прозрачность и четкость появится не только в вашем бизнесе, но и во взаимоотношениях с партнерами, государством. Исчезнут комментарии недобросовестных контрагентов ”а ваши акты еще не пришли”, “документы потерялись – пришлите еще раз”.

Если документы создаются и хранятся в электронном виде — нет необходимости в выездных проверках налоговых органов. Проверки могут проходить в удаленном режиме, с помощью специального ПО, что исключает “человеческий фактор” и снижает коррупционные риски. Мне кажется, это прекрасная перспектива.

Оксана Ферчук, руководитель онлайн-сервиса обмена документами “Вчасно”  специально для Finance.ua