close

Zakupki.Prom.ua переходит на электронный документооборот

Онлайн-площадка для проведения государственных и коммерческих торгов Zakupki.Prom.ua перевела более 6 тыс. клиентов на электронный документообмен через сервис «Вчасно»

Электронная торговая площадка Zakupki.Prom.ua, участник системы государственных тендеров ProZorro, системы коммерческих тендеров RIALTO и системы аукционов по продаже государственного имущества ProZorro.Продажі, заменяет бумажный документооборот электронными документами с ЭЦП (электронно-цифровой подписью). Значительное количество клиентов площадки, 6 тыс. компаний, уже переведены на электронный документооборот через онлайн-сервис «Вчасно». В планах компании со временем полностью отказаться от бумажных документов и перевести на электронный документооборот всех клиентов торговой площадки.

«Замена бумажного документооборота на электронный произошла за один день. Больше времени потребовала синхронизация всех контактов: в частности выяснилось, что не у всех компаний-контрагентов были электронные адреса. Также пришлось столкнуться со страхом бухгалтеров перед опцией массовой загрузки и подписания документов, однако со временем они оценили удобство такой возможности. Сейчас контрагенты Zakupki.Prom.ua работают с сервисом бесперебойно», – рассказал Николай Жандоров, руководитель торговой площадки Zakupki.Prom.ua.

Результаты перехода на электронный документооборот компания ощутила уже в первые недели работы. Исчезли просьбы прислать дубликаты документов и звонки с вопросом «Когда будут мои документы, почему их до сих пор нет?». Всё решается письменно, в комментариях к документу. Существенно выросла и скорость работы. «Загрузить 1000 документов за отчетную неделю сейчас занимает несколько минут, а не часов или дней, которые раньше тратили на печать, подписание, доставку. Обнулилось время ожидания, повысилась лояльность клиентов. Если раньше типовой документ можно было ждать неделями, теперь уведомления приходят за секунды», — объясняет преимущества электронного документооборота Николай Жандоров.

По словам руководителя онлайн-сервиса «Вчасно» Оксаны Ферчук, работа с таким мощным клиентом как Zakupki.Рrom.ua очень интересна. С одной стороны, клиенты электронных торговых площадок хорошо разбираются в интернет-технологиях и активно пользуются ЭЦП. С другой, не все клиенты сразу осознают преимущества электронного документооборота, некоторые сомневаются в легальности такого способа обмена документами.

«У нашего сервиса есть просветительская функция: научить украинские предприятия пользоваться электронными документами. На это потребуется некоторое время. Замена бумажной переписки на письма по электронной почте продолжалась десятилетие. Но я уверена, переход на электронный документооборот произойдёт значительно быстрее», – рассказала Оксана Ферчук.

Чтобы облегчить клиентам переход на работу с электронными документами, «Вчасно» открыл телефонную горячую линию, регулярно проводит бесплатные семинары в разных городах Украины, личные встречи, Skype-презентации и e-mail-консультации.

Справка. Онлайн-сервис «Вчасно» (проект группы компаний EVO) предназначен для обмена, подписания и сохранения любых юридически значимых документов: соглашений и договоров, актов выполненных работ, счетов и т. д. Сервис работает со всеми видами ключей ЭЦП. Онлайн-принцип работы сервиса не требует отдельного обучения или установки на компьютер дополнительного ПО: для начала электронного документооборота нужен только компьютер, подключенный к интернету.